طرق ترتيب مكتب العمل

إذا كنت تواجه صعوبة في إنجاز المهام في العمل ، فقم بإلقاء نظرة حولك. هل مساحة عملك في حالة من الفوضى؟ إلى كونه غير مُرضٍ بصريًا ، فإن وجود مكتب غير منظم يمكن أن يجعل من الصعب عليك التركيز ومعالجة المعلومات .ولكن عندما تحدق في فوضى عملاقة ، فإن العناية بها قد تبدو مستحيلة. لحسن الحظ  فإن تنظيم مكتبك والحفاظ عليه ليس بالمهمة المستعصية التي قد تبدو للوهلة الأولى. طالما أنك على استعداد لأن تكون دقيقًا وثابتًا ، فإن الحفاظ على مكتبك منظمًا هو في الواقع أمر بسيط جدًا - والأهم من ذلك ، أنه يستحق ذلك على المدى الطويل. ابدأ بهذه النصائح السهلة للحفاظ على مكتبك منظمًا ستستمتع بمساحة مادية أكبر وعقل أكثر وضوحًا وإنتاجية أكبر في لمح البصر. 

1ـ إنشاء مساحة شخصية : هناك أشياء تحضرها إلى العمل كل يوم وتحتاج إلى الذهاب إلى مكان ما. ومع ذلك  فبدلاً من إلقاء محفظتك أو هاتفك أو مفاتيحك على مكتبك ، لتعترض طريقك طوال اليوم ، ما عليك إلا تحديد منطقة معينة لتلك الأشياء الضرورية ، ولكن غالبًا ما تروج للفوضى. والأفضل من ذلك  كلما كان ذلك ممكنًا ، ابق هاتفك بعيدًا عن الأنظار وستقلل من مقدار الإلهاء الذي تواجهه على مكتبك .

ـ ضع الأشياء التي تستخدمها بالقرب من يدك المسيطرة : عند تنظيم مكتبك ، تأكد من وضع الأشياء المهمة في الأماكن التي يمكنك الوصول إليها على مكتبك. يمكن أن يذهب كريم اليد ، أو علبة مشابك الورق ، أو مجموعة ملصقاتك الملونة إلى الأدراج.  ضع المستندات المهمة والأقلام والكمبيوتر الدفتري وجدول أعمالك على مكتبك  التي تستخدمها في متناول اليد  لتسهيل العثور عليها . الأشياء التي نادرًا ما تستخدمها يمكن تخزينها أو وضعها بعيدًا.

ـ تطهير مكتبك : تخلص من الفوضى الفارغة ، اجمع كل عنصر ليس في المكان الذي ينتمي إليه وضعه في مكانه. تخلص من كل ما لا تحتاجه أو تريده. راجع كل عنصر في مكتبك واسأل نفسك انظر حولك ما الذي لم تستخدمه منذ فترة؟ خذ منطقة واحدة في كل مرة. إذا لم ينجح الأمر ، فأرسله للإصلاح أو ارميه. إذا لم تكن قد استخدمته منذ شهور ولا يمكنك التفكير في الوقت الذي ستحتاج إليه بالفعل ، فسيتم التخلص منه. احتفظ بالأشياء التي تستخدمها ، وإرم الأشياء التي لا تريدها.  ينطبق هذا أيضاً على الأثاث والمعدات والإمدادات وما إلى ذلك. لا تنسى المواهب والنباتات (الحقيقية أو الاصطناعية) والديكورات - إذا كانت مغطاة بالغبار وجعلت مكتبك يبدو رثًا ، فهي لعبة عادلة.

ـ تنظيم الأدراج الخاصة بك : ضع العناصر المستخدمة معًا في نفس مساحة الدرج ، والطوابع مع الأظرف ، والوسادات اللاصقة مع دفاتر الملاحظات ، وما إلى ذلك. استخدم منظمات الأدراج للأشياء الصغيرة - مشابك الورق ، والمسامير ، وما إلى ذلك. استخدم درجًا منفصلاً للأغراض الشخصية.

ـ تنظيم سطح مكتب الكمبيوتر الخاص بك : ما الهدف من وجود مكتب أنيق ، لكن الملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك هي فوضى كبيرة؟ تعتبر الفوضى الرقمية فوضى أيضًا ، ويمكن أن تشتت انتباهك بشكل مفاجئ عندما تحاول التركيز، قم بتنظيف أي ملفات ضالة على سطح المكتب مرة واحدة على الأقل في الأسبوع ، ابدأ في فرز المستندات في مجلدات. يمكنك فرز الملفات بناءً على التاريخ أو الاسم أو نوع المهام. سيساعدك إذا قمت بتسمية كل ملف بتاريخ إنشاء هذا الملف أو تعديله. وقم بوضع المجلدات في مجلدات أخرى إذا كنت بحاجة إلى جعل شاشتك الرئيسية أكثر انسيابية.

ـ حافظ على بريدك الإلكتروني منظمًا : حافظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا ومنظمًا. إذا لم تكن بحاجة إلى بريد إلكتروني ، فما عليك سوى حذفه. اختر عدة مرات خلال اليوم لفرز رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها وحذفها مرة واحدة. حافظ على صندوق الوارد الخاص بك تحت المراقبة ولا تدع البريد الإلكتروني الزائد يتحكم في حياتك. ستساعدك بيئة العمل الأنيقة والنظيفة على الحصول على عقل أكثر وضوحًا. العقل الأكثر وضوحًا سيؤدي إلى مزيد من الإنتاجية في العمل .

ـ إنهاء المهام في أسرع وقت ممكن : إحدى القواعد لتجنب التسويف هي أنه إذا استغرق شيء ما أقل من دقيقتين ، فقط افعله الآن. وبالمثل ، إذا استغرق شيء ما في العمل أقل من 15 دقيقة ، فافعله فقط. قم بإنجاز المشروع في أقرب وقت ممكن ، حتى تتمكن من تقديمه وإبعاده ، عقليًا وجسديًا. كلما انتهيت من مهمة ما بشكل أسرع ، كلما توقفت عن تشتيت انتباهك .

ـ مسح المكتب يومياً : إحدى العادات الرائعة هي مسح مساحة العمل الخاصة بك قبل أن تذهب. لا يوجد أحد مثالي ، وفي خضم المعركة التي هي يوم العمل اليومي ، ستخرج الأمور من مكانها. هنا ورقة فضفاضة.  كوب مقلوب هناك.  في نهاية كل يوم ما عليك سوى التنظيف، خذ الوقت الكافي لمسح مكتبك قبل الخروج. سيؤدي القيام بذلك إلى إبعاد أي شيء تركته على سطح المكتب ، مما يعني أنك ستأتي إلى العمل كل صباح بمكتب نظيف وبداية جديدة. 

ـ احصل على سلة المهملات : ضع سلة مهملات بجوار مكتبك أو أسفله . سلة المهملات هذه هي أفضل صديق لك. بمجرد أن يأتي شيء لا تحتاج إليه عبر مكتبك ، ارميه. كلما تراكمت الفوضى لفترة أطول ، كلما اعتدت عليها ، وزادت احتمالية تركها تدور إلى أجل غير مسمى. للحصول على نتائج أفضل ، احصل على القليل من علبة إعادة التدوير أيضًا حتى تتمكن على الفور من التخلص من المستندات التي لم تعد بحاجة إليها أيضًا. استفد من كلاهما جيدًا لتقليل الفوضى إلى الحد الأدنى.

يمكنك استخدام هذه الأفكار التنظيمية للبقاء مركزًا ومنتجًا وتجنب المكتب والعقل المزدحم. ناهيك عن أن تنظيم مكتبك يؤثر على قدرتك على المساهمة في العمل. بيئة العمل الخاصة بك لها تأثير تدريجي على مشاريعك ومهامك وتعاون فريقك. وعندما تكون خاليًا من الفوضى ، فأنت حر في الإنشاء . يساعدك على التخلص من المشتتات لصنع شيء جديد أو العمل على الفكرة الكبيرة التالية أو بناء شيء رائع. يمكن أن يكون تنظيف مكتبك أفضل شيء تفعله على الإطلاق. سواء كنت طالبًا أو محترفًا ، استخدم هذه النصائح لرفع المستوى .